Explanação da rotina de Conferência de Estoque do MerchFórmula.
Causa
Dúvidas sobre a rotina de Conferência de Estoque do MerchFórmula.
Solução
Antes de tudo, atente-se as observações listadas abaixo:
1. Os balanços da rotina de conferência de estoque são gerados sempre pelo estoque atual da farmácia, ou seja, o estoque é do momento que o balanço está sendo gerado.
2. É sempre recomendado que os ajustes de estoque sejam feitos com a farmácia parada (sem lançar nem baixar OM), para que o sistema não desconte o estoque reservado em algum balanço. Se alguma OM for lançada no sistema, a quantidade reservada acusará divergências.
A rotina de Conferência de Estoque do MerchFórmula tem o intuito de comparar um balanço com o outro após os ajustes de estoque e mostrar as suas divergências. A rotina é acessada no seguinte caminho:
A rotina funciona da seguinte maneira:
1. É necessário dar um nome para o balanço, esse nome é muito importante, pois só é possível comparar balanços que possuírem o mesmo nome. Observe as imagens abaixo:
2. Os tipos de ítens que serão gerados no balanço também são muito importantes pois só é possível comparar os balaços que possuem os mesmos tipos. Por exemplo, se no primeiro balanço foi gerado somente o tipo de ítem Matéria Prima e no segundo balanço foi gerado o tipo de item Lotes Internos, não é possível comparar um com outro.
3. Após o balanço ser nominado e os tipos de ítens escolhidos é necessário clicar no botão Gerar.
4. Será gerada uma planilha com os ítens do balanço.
5. Após a geração desse balanço, vamos ajustar o estoque de alguns lotes de Matérias Primas que constam no balanço.
No lote NEHAC150701 de HIDROCORTISONA ACETATO temos um estoque livre de 24G. Pesamos esse lote e verificamos que temos de estoque livre somente 18G, logo teremos que fazer uma perda para chegar nessa quantidade. Observe as imagens abaixo:
No lote 5032-1311001 de MEDROXIPROGESTERONA temos uma quantidade livre de 4,6495G, porém após a pesagem, verificamos que temos livre do mesmo 6G, logo, vamos realizar uma atualização manual de estoque para o ajuste do lote.
6. Após os ajustes dos produtos, geraremos um novo balanço para comparar as quantidades e valores antes dos ajustes e após os ajustes, para mensurarmos e quantificarmos os valores das divergências do estoque da farmácia. Observe as imagens abaixo:
Lembrando que o balanço deve ter os mesmo nome e tipo para a comparação.
Será gerada uma planilha desse novo balanço conforme o anterior.
7. Após os dois balanços gerados, vamos compará-los para verificação. O botão Comparar com da rotina de Conferência de Estoque tem essa finalidade.
Primeiramente é necessário marcar os balanços para comparar.
O sistema fará uma pergunta se deseja gerar um relatório somente com os itens que deram divergência ou com todos os itens do balanço. Geraremos o mesmo das duas formas:
Como escolhemos a opção somente os Divergentes, será gerada uma planilha somente com os itens que deram divergência.
Observe que o primeiro balanço ficou com o SEQ 16 e o segundo com o SEQ 17.
Agora geraremos o comparativo mostrando todos os produtos (com divergência e sem divergência).
Na planilha existem duas colunas uma de quantidade de divergência e outra de Total em Valores (R$) de divergências.
No nosso exemplo, o balanço deu uma divergência de R$ 29,84 em valor de estoque.
OBS:
1. A escolha pelos relatórios serem gerados em planilhas é a facilidade dos dados serem mostrados de formas distintas sem a necessidade de intervenção da HOS. Já que tanto o Excel como o Open Office possuem funções de filtros especificas.
2. O exemplo mostrado nesse manual é um pouco simplório, pois comparamos somente 2 produtos, num ambiente real serão divergências muito maiores para análise.
3. As demais funcionalidades da rotina de Conferência de Estoque são as seguintes:
O período de geração lista os balanços gerados em um período. Serve se quisermos comparar dois balanços gerados e comparados o ano passado por exemplo.
Os botões tem as seguintes funções:
Desmarcar: Desmarca a seleção de balanços na tela.
Imprimir: Imprime um balanço marcado na tela.
Excluir: Exclui um balanço(s) selecionado na tela (muito cuidado ao excluir pois o mesmo não terá como ser recuperado).
Comparar: Compara dois balanços com mesmo tipo e nome.
Finalizar: Finaliza a tela de Conferência de Estoque.