Entrada de Notas Fiscais
Olá! Este documento tem como objetivo deixar claro os processos a serem realizados dentro da rotina de Entrada de Notas Fiscais.
1. Acesso
Para iniciar o processo de entrada de notas, você deve acessar o caminho HOSFarma > Estoque/Preços > Entrada de Notas > Entrada de Notas - NFe
2. Tipo de Busca
Existem 2 principais tipos de busca a serem utilizados, o Online e o Local.
2. 1 - Online
Está busca, utiliza o Certificado Digital, onde junto a ele o sistema identifica as notas emitidas pelos fornecedores que estejam disponíveis no SEFAZ dentro de um período selecionado pelo cliente, possibilitando a entrada destas notas.
2. 1 - Local
Este tipo de busca, exige que o cliente realize o download do XML (E-mail do Fornecedor, https://www.fsist.com.br/) e coloque o arquivo dentro de uma pasta qual o sistema esteja configurado para fazer a leitura. No período de pesquisa, deve constar a data de emissão da nota, caso contrário ela não irá aparecer.
3. Entrada
Após realizar a busca, você deverá selecionar as Notas que desejar efetuar a entrada, marcando o check-box da esquerda, após clicar em "Entrada".
O sistema então, irá perguntar se deseja efetuar a entrada de mais notas. Se selecionar SIM, ele volta para tela anterior para que possa selecionar outras notas, se NÃO ele irá prosseguir a entrada das notas selecionadas.
4. Lançamento
Realizado a entrada da Nota, será necessário efetuar o lançamento da mesma. Para efetuar um lançamento de forma correta é necessário seguir alguns passos.
4. 1 - Cabeçalho
Para iniciar o processo de lançamento, selecione a nota que desejar lançar. No cabeçalho da nota, é importante revisar a coluna "Parcelas", corra a barra de rolagem horizontal até o final e selecione a opção "Visualizar". Aqui será possível editar ou gerar as informações de cobrança da nota para que seja registrada de forma correta no módulo de Contas a Pagar do HOSFarma.
4. 2 - Produtos
4. 2. 1 - Associar Produtos
O sistema verifica os códigos de barras dos produtos do XML se os mesmos já existem cadastrados no sistema, se SIM o produtos irá aparecer na tela já vinculado a o produto, se NÃO ele irá aparecer em vermelho e com o código 0, para estes será necessário associar a um produto.
Realizar uma busca a fim de encontrar o produto, pois pode que este já esteja cadastrado porém com um código de barras diferente. Se encontrar o produto, selecionar e clicar em "Confirmar".
Caso não encontre o produto, deve-se buscar um produto parecido, selecionar este e clica na opção "Cadastrar novo produto tendo como base o selecionado".
O Sistema irá montar um cadastro novo para você com as informações do produto que constam no XML junto as informações do produto parecido, sendo necessário apenas revisar as informações e gravar.
Após, selecionar o produto cadastrado e clicar em "Confirmar".
Pronto, neste momento a situação deste produto está resolvida, muito importante, após cada associação clicar no botão com um certo, para SALVAR as informações.
4. 2. 2 - Fração ou Fator de Conversão
Neste momento, é necessário revisar se existe algum produto que deva ser fracionado pelo sistema. Você poderá utilizar o campo Fração ou Fator de Conversão, dependendo da situação, conforme imagem abaixo.
4. 2. 3 - Reajuste
Rolar a barra de rolagem horizontal dos produtos até a coluna chamada "Reajustar", após clicar com o botão DIREITO do mouse e poderá selecionar o Reajuste que desejar aplicar, desta forma o reajuste será aplicado a todos os produtos. Abaixo seguem os reajustes recomendados.
MARKUP (IMPOSTO): ALTERA PREÇO DE FÁBRICA (CONSIDERANDO O IMPOSTO), MANTÉM O PREÇO DE VENDA, e REAJUSTA O MARKUP.
VENDA (IMPOSTO): ALTERA PREÇO DE FÁBRICA (CONSIDERANDO O IMPOSTO), MANTÉM O MARKUP e REAJUSTA O PREÇO DE VENDA.
MANUAL (IMPOSTO): ALTERA PREÇO DE FÁBRICA (CONSIDERANDO O IMPOSTO), MANTÉM O MARKUP e REAJUSTA O PREÇO DE VENDA.
PMC (IMPOSTO): ALTERA PREÇO DE FÁBRICA (CONSIDERANDO O IMPOSTO), REAJUSTA O MARKUP e REAJUSTA O PREÇO DE VENDA PARA SE ADEQUAR AO PMC DA NOTA.
OBS: Importante EVITAR deixar como “NENHUM”, pois não atualizará o Preço de Fábrica;
4. 2. 4 - Lotes e Validades
Caso o módulo de Entrada de Notas esteja integrado junto ao HOSP344, onde é registrado as informações de produtos controlados para o SNGPC, é muito importante realizar a conferência do Lote e Validade destes produtos. Para o fazer, dar dois clicks no campo Lote, irá abrir uma tela qual poderá ser alterado ou criado lotes e validades, após gravar.
4. 2. 5 - Alertas
Dentro da tela de alertas, as opções a serem conferidas estarão a direita em azul, algumas como "Quantidade de Entrada" ou "Status", tem apenas objetivo informativo, outras como "NCM" ou "Preço Venda Novo X PMC", possibilita uma ação do cliente.
Pronto! Agora você pode clicar em "Confirmar", se tudo estiver correto o sistema irá informar que a Entrada de Notas foi concluída com sucesso.