O WebConvênio é uma Aplicação Web que estende as operações do cadastro de clientes e dependentes do sistema MerchFarma na Web, e não só a manutenção de cadastro, o WebConvênio estende também as funcionalidades de consulta a faturas do convênio e o extrato individual de seus funcionários e também o gerenciamento dos pedidos de cartões de seus funcionários a farmácia, quando houver.
Desenvolvido exclusivamente para empresas conveniadas, permite que as mesmas realizem a manutenção do cadastro de seus funcionários diretamente no software da farmácia, buscar informações de suas faturas ou solicitar cartão de seus funcionários, sem a necessidade de acionar de nenhum funcionário do estabelecimento.
O WebConvênio fica hospedado e disponível na Web, possibilitando assim que o funcionário do convênio responsável, acesse um determinado endereço HTTP por qualquer browser e de qualquer lugar e faça alguma das seguintes operações:
· Incluir ou alterar dados do cadastro do funcionário;
· Ativar ou inativar funcionário;
· Incluir, alterar ou excluir dependentes do funcionário;
· Consultar faturas do convênio;
· Consultar extrato individual das compras de seus funcionários;
· Consultar relação completa de seus funcionários e seus dependentes;
· Gerenciar os cartões solicitados de seus funcionários.
Segurança e acesso ao site
Segurança / Usuário e Senha
O WebConvênio permite muitas facilidades para as empresas conveniadas da farmácia, mas com muita segurança.
O acesso as funcionalidades é concedido somente mediante a autenticação de usuário e senha no site.
Funciona da seguinte forma:
Inicialmente o administrador do WebConvênio da farmácia concede um usuário e senha inicial com credencias de Administrador para o convênio, esse usuário poderá acessar o WebConvênio e terá acesso total a todas as funcionalidades do site, inclusive para criar usuários para os colaboradores dos convênios que serão responsáveis por gerenciar as atividades da empresa com a farmácia, ainda podendo definir as quais funcionalidades esses usuários terão acesso no site.
Todas as operações realizadas pelos usuários ficarão registradas no log de registros de operações do site, a qual o administrador do WebConvênio da farmácia terá acesso para consulta.
O convênio pode obter o usuário inicial entrando em contato com a farmácia ou a mesma pode entrar em contato com o convênio e conceder o usuário e senha, fica a critério da política da farmácia.
Se logando no WebConvênio
A página inicial do WebConvênio é a tela de login, nesta parte o usuário fornece suas credencias, fornecidas pela farmácia ou pelo usuário administrador do convênio, para obter acesso a tela principal do WebConvênio que contém as funcionalidades do site.
Gestão de Usuários e Senhas
Na tela principal do WebConvênio o usuário Administrador do convênio terá a sua disposição a opção ‘Usuários’, acessando este menu o usuário pode fazer o gerenciamento dos acessos ao convênio, como adicionar novos usuários, redefinir senhas e definir níveis de acesso.
Os dados cadastrais de um usuário são o Nome, Usuário e Senha, para acesso ao site o que deve ser levado em consideração são os campos ‘Usuário’ e ‘Senha’, no campo ‘Nome’ deve ser digitado o nome completo do usuário para fins de informação. E nesta página também, é possível definir o nível de acesso as funcionalidades do site, marcando e desmarcando as opções de cada funcionalidade.
Nesta pagina é possível pesquisar os usuários e selecionar algum que se deseja alterar o nome ou redefinir usuário e senha.
Ao selecionar um usuário o campo Nome e as permissões irão aparecer para edição, esses podem ser alterados sem que se precise redefinir usuário e senha. Já as caixas de textos de usuário e senha irão dar lugar a um link com a descrição ‘Redefinir Usuário e Senha’, que como a descrição diz, habilita a edição de usuário e senha. Funciona desta forma porque a senha no WebConvênio não pode ser consultada, isso significa que em caso de perda ou esquecimento, apenas é possível redefinir uma nova senha para o usuário, isso vale também para o usuário administrador do convênio.
Tela Principal
Tela Principal
A página principal do WebConvênio disponibiliza ao usuário acesso a todas as funcionalidades do site que o mesmo tem direito de acesso, nesta tela é possível observar também o nome do usuário logado.
Todas as opções desta tela, estão descritas neste documento em tópicos diferentes.
Padrão de Pesquisa de
Funcionários
Padrão de Pesquisa de Funcionários
O WebConvênio contém telas padrão de pesquisa e seleção de funcionários. Essas telas irão aparecer sempre que o site solicitar que o usuário que especifique um funcionário que é necessário para executar alguma tarefa.
Essa tela contém um campo onde o usuário pode digitar o nome ou a matricula para buscar funcionários que se enquadrem com o parâmetro digitado.
O site oferece ainda a opção de filtrar os funcionários “Ativos” ou “Inativos” ou ambos.
Também existe a possibilidade do usuário listar todos os funcionários do convênio.
Se for encontrado funcionários com os parâmetros especificados ou listado todos, o site irá apresentar uma lista com todos os nomes encontrados, dando ao usuário a opção de clicar em cima do nome para que seja selecionado, e assim redirecionando para a operação desejada.
Funcionalidades Cadastrais
Informações da Empresa
Clicando na opção “Empresa” da tela principal, o site apresenta ao usuário as informações cadastrais do convênio o qual o usuário opera.
Estas informações estão contidas no cadastro de convênios do sistema MerchFarma da farmácia.
Inclusão de funcionários
Clicando na opção “Inclusão de Funcionários” da tela principal, o site vai redirecionar o usuário para a página que permitirá o mesmo incluir novos funcionários do convênio.
Será apresentado ao usuário vários campos, onde deve ser digitado as informações do funcionário.
As descrições marcadas com um sinal de “*” do lado direito, indicam os campos que são obrigatórios o seu preenchimento, campos não marcados com esse sinal são opcionais e se não preenchidos o sistema atribuirá um valor padrão.
Os campos que tiverem a notação, “Carac.” seguido de um numero, no lado direito do campo, indica o número máximo de caracteres aceitos naquele campo. O sistema não permitirá que seja digitado mais caracteres que o permitido, no entanto esta notação informa ao usuário quantos caracteres é possível digitar.
O campo “CPF” será validado para verificar se o CPF digitado é valido.
O site irá verificar se já existe algum outro funcionário cadastrado com a matricula ou CPF digitado, caso exista, o site irá alerta e não processara o cadastro.
O campo “Limite” define quanto que o funcionário poderá gastar entre um fechamento e outro do convenio, quando o fechamento é realizado o limite é restaurado.
O campo “Mensagem de alerta”, é um texto livre que é exibido para o balconista da farmácia quando o mesmo estiver realizando uma venda pra o funcionário em questão.
Em “Forma de compra” o usuário pode definir o que o funcionário deverá apresentar ao balconista para que o mesmo possa comprar pelo convenio, a opção escolhida é apresentada ao balconista que irá exigir o documento ao funcionário.
Nos “Grupos de Produtos”, o usuário pode definir qual tipo de produtos o funcionário poderá comprar. Na hora da compra, o sistema MerchFarma irá ler esses grupos, e se o funcionário escolher algum produto que não se enquadra em algum dos grupos selecionados, o sistema irá bloquear a venda.
Após todos os dados obrigatórios e os desejados preenchidos, o usuário deve clicar em “Gravar” e caso haja algum problema com os dados digitados, alguma restrição ou algum outro problema, o site ira alertar e irá abortara operação, caso o contrário a inclusão será efetivada.
Após processar e inserir as informações do novo funcionário, o site irá perguntar se o usuário deseja incluir dependentes, caso escolha que sim, o site irá redirecionar o usuário para a edição de dependentes, caso contrário irá apresentar a mensagem de sucesso na operação.
Alteração de funcionários
Clicando na opção “Alteração de Funcionários” da tela principal, o site vai redirecionar o usuário para a página padrão de pesquisa e seleção de usuário, (Item ‘Padrão de Pesquisa de Funcionários’), depois de selecionado o funcionário o site irá redirecionar o usuário para a tela que contém todos os campos com os dados do funcionário, preenchidos com os dados atuais.
As especificações quanto aos campos e a gravação seguem o mesmo principio de inserção de novo funcionário, (Item ‘Inclusão de funcionários’).
As exceções são os campos Nome, RG, CPF e Data de Nascimento, os quais não é permitida a alteração pelo site por questões de segurança, somente via software da farmácia.
O campo “Mensagem de alerta”, é um campo acumulativo, ou seja, cada vez que é alterado o cadastro que essa mensagem é alterada, a mensagem anterior vai para um histórico, permitindo assim que seja visualizado todas as mensagens definidas para o funcionário.
Ativando e Inativando funcionários
Acessando a opção ‘Ativação/Inativação de Funcionários’ da tela principal, o usuário terá acesso à funcionalidade de que lhe permite gerenciar a os funcionários ativos e inativos do convênio.
Ao clicar nesta opção o site será redirecionado para uma pagina onde o usuário poderá pesquisar o funcionário por matricula ou nome e filtrar pelo Status, semelhante à página padrão de pesquisa e seleção, porem esta funciona de maneira diferente, ao pesquisar o site mostrará uma lista com o nome de todos os funcionários encontrados já com uma caixa de marcar do lado de cada nome, para que o usuário marque o(s) funcionário(s) que deseja alterar o status.
Do lado esquerdo da pagina será exibida uma caixa com a opção de alterar o status dos funcionários marcados, e também nesta caixa, caso o status selecionado seja Inativo, o usuário terá a opção de selecionar o motivo da inativação, que pode ser:
· DELISGAMENTO DO FUNCIONÁRIO;
· AFASTAMENTO DO INSS;
· FALECIMENTO;
· VENDA NÃO AUTORIZADA;
· OUTROS.
Selecionado as opções desejadas, basta clicar em ‘Alterar’ para efetivar a alteração do Status.
Os funcionários inativados pelo motivo de ‘DELISGAMENTO DO FUNCIONÁRIO’ ou ‘FALECIMENTO’, o site irá mostrar desabilitado o seu nome na lista desta funcionalidade, pois o site não permitira ativação novamente de funcionários inativados por algum dos motivos citados, a reativação será possível somente entrando em contato diretamente com a farmácia.
Gerenciamento de Dependentes
Clicando no item ‘Incluir/Alterar Dependentes’ da tela principal, o usuário terá acesso as funcionalidades que lhe permitem adicionar, alterar e excluir dependentes de um determinado funcionário.
Ao clicar nesta opção o site vai redirecionar o usuário para a página padrão de pesquisa e seleção de usuário, (Item ‘Padrão de Pesquisa de Funcionários’), para que o usuário selecione o funcionário que deseja fazer a manutenção de dependentes.
Depois de selecionado o funcionário, o site apresentara a tela de edição de dependentes, a qual esta dividida em duas partes, a parte superior onde contém apenas dois campos para preenchimento que são o Nome e RG do dependente, e na parte inferior onde é exibida a lista de todos os dependentes cadastrados do funcionário, disponibilizando no lado direito da lista as opções ‘Alterar’ ou ‘Excluir’ para cada dependente.
As regras em relação a preenchimento são as mesmas do item ‘Inclusão de funcionários’.
Gerenciamento de Contas
Extrato de Funcionários
Clicando no item ‘Extrato de Funcionários’ da tela principal, o usuário pode visualizar as compras realizada dos funcionários do convênio, que estão em aberto ainda, ou seja, as compras que compõem faturas que o convênio não pagou ainda a farmácia.
Ao clicar nesta opção o site irá redirecionar o usuário para a página padrão de pesquisa e seleção de usuário, (Item ‘Padrão de Pesquisa de Funcionários’), para que o usuário selecione o funcionário que deseja visualizar o extrato.
Quando selecionado um funcionário, será apresentada uma página com os dados do convênio e funcionário, e abaixo lista dos cupons referente a faturas em aberto.
Nesta lista será apresentada algumas informações referente as compras, como:
· Cupom: Numero do cupom fiscal da compra;
· Ecf: Numero na farmácia da impressora fiscal que emitiu o cupom;
· Data: Data que foi realizada a compra;
· Valor: Valor original total da compra;
· Saldo: O sistema MerchFarma trabalha com o conceito de saldo de contas, onde podem ser feitos pagamentos parciais de contas, e ficar ainda fica um saldo em aberto, este campo mostra justamente esse valor em aberto para ser acertado;
· Comprador: Nome da pessoa que realizou a compra pode ser o nome de algum dependente ou senão do titular (funcionário);
· Receita: No sistema MerchFarma, o balconista tem a opção de informar se o produto que esta sendo comprado é com receita ou não, este campo mostra essa informação.
Por fim mais abaixo o site mostra o total do saldo devedor do funcionário em questão distinguindo o total com e sem receita.
No botão ‘Visualizar Extrato’ o site irá apresentar todas as informações do extrato, no mesmo formato, porém em uma nova janela do navegador desenhado para o fim de impressão do mesmo.
Em cada linha do extrato referente a cada venda, a informação do numero do cupom esta habilitada com um Link, quando clicado neste link, será aberto outra janela do navegador com o detalhamento do cupom respectivo clicado.
Nesta janela do detalhamento do cupom, serão exibidos os dados do convênio, funcionário, da compra e dos produtos comprados. Esta janela já estará formatada para impressão.
Fatura da Empresa
Clicando no item ‘Fatura da Empresa’ da tela principal, o usuário tem acesso às ultimas seis faturas do convênio, independentes de pagas ou não a farmácia.
As informações de cada fatura exibida são as seguintes:
· Nr.Conta: Numero do documento identificador gerado pela farmácia para o fechamento.
· Fechamento: Data prevista do fechamento da fatura e envio ao convênio.
· Vencimento: Data de vencimento da fatura.
· COM/SEM Receita: Total das compras discriminado o valor com e sem receita das compras que compõem a fatura.
· TOTAL FATURA: Valor total da fatura, somado com e sem receita.
· Total Pago: Mostra o total já pago da fatura do convênio a farmácia.
Em cada linha que representa cada fatura, a informação do Nr.Conta esta habilitado com um link, o qual quando clicado abre uma nova janela do browser, detalhando o numero de compras e o valor total das compras de cada funcionário que compõe a fatura selecionada.
Em cada linha que detalha o nome do funcionário e o total do mesmo, o campo da matricula e o nome, estão habilitados com um link, que quando selecionado exibem o extrato do funcionário da fatura em questão, item ‘Extrato de Funcionários’.
Gerenciamento de Cartões
Segunda Via de Cartões
Clicando no item ‘Segunda Via de Cartões’ da tela principal, o usuário terá a possibilidade de solicitar a farmácia, cartões pra seus funcionários para o caso de acontecer perda, roubo ou qualquer outro imprevisto.
Ao clicar nesta opção o site irá redirecionar o usuário para a página padrão de pesquisa e seleção de usuário, (Item ‘Padrão de Pesquisa de Funcionários’), para que o usuário selecione o funcionário que deseja solicitar o cartão.
Depois de selecionado o funcionário, o site irá mostrar a tela de solicitação de cartões, nela o usuário especifica qual o motivo de estar solicitando a segunda via do cartão, que podem ser:
· Perda de Cartão - Venda Liberada com RG;
· Roubo de Cartão - Venda Liberada com RG;
· Cartão e Doc. Roubados - Venda Não Autorizada;
· Cartão e Doc. Roubados - Venda só com Autorização;
· Outro (Nesta opção o usuário deve descrever o motivo).
OBS: Esta rotina só é válida se a farmácia faz uso desta rotina também para com o convênio.
Protocolo de Recebimento de Cartões
Clicando no item ‘Protocolo de Recebimento de Cartões’ da tela principal, o usuário pode avisar a farmácia que algum dos cartões solicitados, foi recebido pelo funcionário.
Ao clicar nesta opção o site já irá mostrar ao usuário o nome dos funcionários que estão com o cartão pendente de recebimento, bastará selecionar o funcionário e confirmar o recebimento, que já sairá automaticamente do estado de pendente.
Relatórios
Funcionários/Dependentes
O relatório de ‘Funcionários/Dependentes’, destinasse a mostrar alguns dados cadastrais de uma relação dos funcionários cadastrados do convênio e seus respectivos dependentes em um formato especifico para impressão. O site exibe os seguintes dados, Matricula, Nome, Status, Limite, Data de Inclusão e Nome de Dependente.
O usuário ainda pode escolher alguns parâmetros para filtrar os funcionários que deseja exibir no relatório. É possível escolher se se deseja emitir um relatório só de funcionários ou funcionários com dependentes, e também os ativos, inativos ou ambos ou até mesmo é possível escolher a ordenação do mesmo, se por ordem Alfabética de nome ou matricula.
Filtros:
Solicitações de Cartão
O relatório de ‘Solicitações de Cartão’, exibi o histórico de solicitações de cartões de cada funcionário.
Neste relatório é possível visualizar os seguintes dados Nome e Matricula do Funcionário, Motivo e Data da solicitação do cartão, numero da Via e data que foi recebido o cartão.
Ainda é possível especificar alguns parâmetros que filtram os registros de histórico. O usuário pode especificar a data inicial e final da solicitação do cartão e algum funcionário especifico.
Filtros:
Grupo de Produtos
Grupo de Produtos
Clicando na opção ‘Grupo de Produtos’ o site exibe a relação completa de grupo de produtos cadastrados na farmácia.