Fato

Contagem de estoque no sistema HOS com auditoria. 



Causa

Como utilizar a nova rotina de contagem de estoque do sistema HOSFarma e empregar auditoria na mesma para uma melhor assertividade no inventário das farmácias.  


Solução

No ano de 2019 o sistema HOSFarma está passando por mudanças de tecnologias em seus módulos. As rotinas desenvolvidas em VB6 foram repassadas para a tecnologia .NET, que é uma tecnologia mais segura, rápida e moderna. Uma das rotinas alteradas foi a rotina de contagem de estoque e contagem de estoque com auditoria na contagem. Abaixo vamos exemplificar a rotina de contagem de estoque com auditoria. 

1. Primeiramente é necessário abrir a rotina de contagem de estoque, para abrir a mesma é no seguinte caminho:

A nova rotina de contagem será aberta. 

2. A principal funcionalidade dessa rotina de contagem estoque é que a farmácia seja dividida em partes (seções) e cada seção seja contada por operadores diferentes para dar uma maior veracidade ao balanço. Após as duas contagens de cada seção ser realizada, o auditor da contagem gera as divergências entre as mesmas para mais uma conferência e ajuste das contagens. 

3. A primeira tarefa seria cadastrar as sessões no sistema que serão contadas. Observe as imagens abaixo:

Segue descrição de cada campo do cadastro de sessão de contagem no sistema:

Descrição: Esse campo guarda a informação que será o vinculo da seção em toda a contagem, ele terá as mesmas informações para que cada sessão possa ser comparada uma com a outra. No nosso exemplo, a sessão terá o nome de: MEDICAMENTOS 1 2019.

Seção: Esse campo guarda o número de contagens que serão feitas daquela seção, por padrão ele será sempre 1 e 2 nas contagens com auditoria.

Operador: O operador que será o que abrirá a contagem. 

Auditor: É através da informação do auditor que a rotina de auditoria é habilitada. Para a contagem de estoque com auditoria, o auditor sempre precisa estar informado. Quando a sessão possui um auditor, as informações de divergência e quantidade contada ficam omitidas ao operador que está contando o estoque.

Localizações: Se a farmácia deseja contar somente uma localização específica, pode ser colocado alguma localização para que produtos de outras localizações não possam ser contados. Se for contado todo o estoque da loja, esse campo pode ficar em branco. 

4. Agora será aberta uma nova contagem com o mesmo nome da anterior, porém com a seção 2. 

5. Para lançar os produtos, é necessário selecionar a contagem e seção e apertar em F2. Por exemplo, iremos começar pela contagem: MEDICAMENTOS 1 2019 - Seção 1.

6. Agora vamos fazer a seção 2 da mesma contagem. 

7. Após as duas seções terem sido contadas em totalidade, é necessário realizar o comparativo pelo auditor. Observe as imagens abaixo:

Clicar no check-box Comparar Seções e no botão Comparar Contagem:

Com isso todos os comparativos serão feitos, as seções diferentes serão mostradas em vermelho, as homogêneas serão mostradas em verde. 

8. Após esse passo, é necessário desmarcar o check-box Comparar Seções, marcar as seções que desejamos comparar e clicar no botão comparar contagens.

9. Com essa operação será aberta uma nova tela onde serão mostrados os produtos dessa contagem, em verde os produtos iguais nas duas contagens e em vermelho os ítens divergentes. Depois é necessário clicar no botão Relatório. 

10. É necessário ajustar as contagens para que fiquem iguais para que o estoque possa ser remarcado.

11. Para verificar se as contagens ficaram OK agora, é necessário clicar no check-box Comparar Seções novamente e no botão Comparar Contagens. 

12. Se todas as contagens ficarem em verde, se torna necessário manter o check-box marcado Comparar Seções e clicar no check-box que seleciona todas as contagens (na parte superior da tela).Será selecionada a seção 1 de cada contagem para agrupamento.

13. Após esse procedimento é necessário clicar no botão Agrupar Contagens. 

14. Será gerada uma única contagem com todas as seções marcadas. Após esse procedimento, é necessário remarcar o estoque.

15. Foi disponibilizada a funcionalidade de não precisar mais mexer no estoque dos controlados senão desejar, com isso não precisa mais zerar o estoque e sincronizar com a P344. 

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