MerchFórmula - Integração Email X Orçamentos

Identificador: 690
Autor: Alfredo da Silva Junior terça-feira, Dia 9 de fevereiro de 2016, às 20:21:37 horas
Revisado Por: Alfredo da Silva Junior quinta-feira, Dia 11 de fevereiro de 2016, às 10:51:25 horas
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Fato

Explicar as configurações e funcionalidades da Integração de Emails com a rotina de Orçamentos no MerchFórmula.

Causa

Dúvidas sobre como configurar e utilizar a rotina de integração de um Email com a rotina de Orçamentos do MerchFórmula.

Solução

A rotina tem o intuito de agilizar o processo de recebimento de solicitações de orçamento que as farmácias de manipulação recebem por email. Com essa rotina, o sistema ficará alertando se um novo email chegou no endereço configurado no sistema, tendo a farmácia mais chances de responder agilmente com o intuito de atender o cliente e não deixando margem para a concorrência.

A configuração referente a rotina é restrita no MerchFórmula. A farmácia deve possuir uma conta de email a qual o MerchFórmula ficará integrado e ficará lendo se chegou um novo Email. Segue caminho da configuração abaixo:

O Email acima é o que a farmácia recebe as solicitações de orçamentos de fórmulas. Atentar para o campo Tempo Consulta, é o tempo que o sistema verificará se um novo email chegou no endereço configurado.

Após essa configuração, é necessário ir no Configurador Local do MerchFórmula, e nas estações que a farmácia deseja utilizar a rotina, a configuração Verificar Emails deve estar = SIM.

O intuito dessa configuração ser local, é que a farmácia pode querer que nem todos os operadores fiquem sendo avisados que um novo email solicitando um orçamento chegou.

Após as configurações acima estarem feitas, já é possível utilizar a rotina. Segue abaixo a explanação de como a mesma funciona:

Vimos que foi configurado o seguinte Email como sendo da farmácia: manutencao.sistemas@hos.com.br

Logo, irei enviar uma solicitação de orçamento para esse Email de algumas fórmulas.

Após no máximo o tempo configurado nas configurações (nesse exemplo 1 minuto) o sistema exibirá um alerta perto do relógio do Windows que um novo Email está disponível. Essa a mesma rotina pode ser acessada pelo seguinte caminho: Gerencial/Emails.

Clicando na mensagem ou indo no caminho mencionado acima, o sistema abre uma tela similar há uma caixa de entrada de Emails. Nessa tela é possível ser visualizar o email enviado e abrir os seus anexos.

É possível abrir o anexo a partir da tela com um duplo clique e também salvar o mesmo no computador.

Na parte superior da tela de Emails, ao clicar com o botão direito é possível gerar um orçamento automaticamente no MerchFórmula e o mesmo já responde o orçamento para o Email que enviou. Observe a sequencia de imagens:

Automaticamente será aberta a tela de Orçamento do MerchFórmula.

Logo, o operador só deve digitar as fórmulas solicitadas pelo cliente como se fosse um orçamento normal.

Na tela abaixo, é possível editar a descrição de cada fórmula para uma descrição mais "amigável" ao cliente.

Ao clicar no botõa Fechar, o sistema enviará o email de resposta AUTOMATICAMENTE.

O texto do Email é um texto padrão, onde será enviado no seguinte formato.

Logo abaixo do texto abaixo serão mostrados o nome fantasia, telefone e email da farmácia.

Se o cliente confirmar, o operador só deve ir no MerchFórmula e gerar as Ordens de Manipulação a partir desse orçamento.

OBS:

1. Sempre é melhor ter um Email da farmácia especialmente para solicitações de orçamento, para que o sistema não fique verificando outros emails que não são solicitações de orçamentos. Nunca misturar o email de solicitações de orçamento com emails de recebimentos de XML's de notas de fornecedores, promoções de representantes, etc.

2. Pode ser interessante o email a ser configurado no MerchFórmula ser o email de contato do site da farmácia, a maioria de solicitações de orçamentos são de origem do site.

3. A receita e orçamento utilizados no exemplo acima são totalmente ilustrativos, a receita anexada não é correspondente ao que foi solicitado no texto do email e também no email foram solicitadas 60 cápsulas de Omeprazol, porém no orçamento foram 30 cápsulas, logo é o operador que deve digitar corretamente as quantidades solicitadas no orçamento.

4. Na verificação dos Emails, o sistema irá verificar somente os Emails marcados como Não Lidos, os Lidos não serão mais verificados, para que o sistema não fique dando alertas desnecessários de emails novos pendentes.

5. Quando o cliente ainda não estiver cadastrado no sistema, o sistema solicitará o cadastro do mesmo no momento do orçamento, e já gravará nesse cadastro o email do solicitante do orçamento. Nas próximas solicitações de orçamentos enviadas, o sistema já identificará o cliente automaticamente a partir do email.

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