HOMOLOGAÇÃO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS
Olá! Este documento tem como objetivo, detalhar o processo de homologação de importação de dados.
1. Análise Inicial
No primeiro contato com o cliente, junto a análise inicial referente a abertura de projeto, é de extrema importância que, seja alinhado com o cliente as seguintes informações referente a importação de dados, caso está tenha s conforme as duas situações abaixo:
1. 1 Importador já desenvolvido pela HOS:
O que será importado; (Cadastro de Produtos, Clientes, Crediário, etc..)
O que não será importado; (Movimentação, contas a pagar, produtos do crediário, lotes da p344, contas convênio para fechamento, etc...)
Como irá ocorrer o processo de importação;(Importação de Homologação, produção, etc...)
1. 2 Sem importador:
Informar ao cliente, como irá ocorrer o processo de desenvolvimento de importador (Coleta do BD, abertura de OS, tempo necessário para análise, possibilidade de não ser possível importar...). Caso não seja possível importar o BD do cliente, restará ao mesmo a opção de utilizar nossa base de dados e revisar/cadastrar os produtos ou preencher as planilhas do importador padrão.
O que possivelmente será importado, a depender da análise a ser realizado pelo nosso setor de desenvolvimento; (Cadastro de Produtos, Clientes, Crediário, etc..)
O que não será importado; (Movimentação, contas a pagar, produtos do crediário, lotes da p344, contas convênio para fechamento, etc...)
Como irá ocorrer o processo de importação;(Importação de Homologação, produção, etc...)
2. Importação de Homologação
Com a análise realizada e alinhada junto ao cliente, pode-se dar inicio, ao processo de importação de dados, para realizar essa atividade:
2.1 Obter junto a HOS, o importador mais recente para o sistema que você deseja importar;
2.2 Coletar uma cópia do BD do sistema antigo do cliente, agendar com o mesmo;
2.3 Testar a importação de dados em sua máquina local, conforme importador;
Caso ocorra algum erro, realizar abertura de OS erro, para que o desenvolvimento faça as devidas correções.
3. Homologação Preventiva
Com o BD já importado, é necessário realizar uma homologação preventiva, para identificar possíveis problemas iniciais:
3.1 Comparar os totais de produtos e clientes, entre o que foi importado HOS X sistema antigo (através de consulta direto nas bases de dados ou relatórios de ambos os sistemas).
3.2 Clientes qual o enquadramento tributário seja, Lucro Real ou Presumido, deve ser homologar o valor em R$ de Inventário, no HOS através do caminho: HOSFarma > Estoque/Preços > Inventário > Registro de Inventário > Novo Balanço (Custo Contábil). No sistema antigo, solicitar ao cliente um relatório com as informações.
3.3 Conferir o Cadastro de Produtos e Clientes e verificar a falta de alguma informação, como preço de venda, estoque, grupo/classificacao, fabricante, desconto, código de barras, etc. De forma, que seja possível gravar o cadastro de produtos. Nos clientes, informações como CPF, endereço, celular.
3.4 Conferir contas crediário, se ela está aparecendo no menu de pagamento e se importou valores e vencimentos;
Caso alguma informação tenha sido importada incorreta, realizar abertura de OS erro, para que o desenvolvimento faça as devidas correções. Se for alguma informação, que não possuí no sistema anterior ou não seja possível importar, deve-se colocar uma informação genérica. Exemplo: No sistema antigo não tem fabricante ou grupo, então, cadastrar e colocar nos produtos importados “NAO INFORMADO”.
4. Homologação Cliente
Com o BD importado e homologado preventivamente, é necessário realizar a homologação junto ao cliente.
4.1 Colocar o BD importado na máquina servidor onde o sistema está instalado;
4.2 Agendar treinamento com o cliente, para ensina-ló, quais informações devem ser homologadas pelo mesmo; (Dica: realizar a homologação junto com treinamento de cadastro de produtos e clientes, de forma a aproveitar as horas do projeto)
4.3 O cliente deve conferir por amostragem, as informações de pelo menos 20 produtos (preço de venda, estoque, grupo/classificacao, fabricante, desconto, código de barra auxilar, etc). Importante informar, a data qual foi realizada a coleta do BD, visto que algumas informações, poderão estar divergente com a data atual, sendo assim, utilizar produtos que não tenham tido movimentação no período;
4.3 O cliente deve conferir por amostragem, alguns clientes (CPF, endereço, celular, etc...)
4.4 O cliente deve conferir as algumas contas de crediário (saldo, vencimentos, parcelas), de preferência dos clientes que compram grande volume na farmácia. Caso ocorra divergência, primeiramente, verifique a possibilidade de ser devido a juros, se for esse o caso, basta configurar o percentual no HOS.
4.5 Para importação de cadastro de convênios, importante verificar se o vínculo com os clientes também foi importado. Importante, o ciente deve ser orientado, a realizar o fechamento dos convênios que trabalha no sistema antigo, não será possível fazer fechamento de convênio no HOS de contas convênios importadas (Recomendamos apenas importação do cadastro dos convênios, as contas somente se for para pagamento individual).
Importante! Deixar claro para o cliente, que a responsabilidade da homologação das informações importadas é dele e que o mesmo deve informar o gerente do seu projeto, caso alguma informação não esteja correta, visto que, após a importação de produção não será mais possível realizar importação.
5. Importação de Produção
Após o processo de homologação ter sido realizado com sucesso, pelo cliente e de forma preventiva, bem como eventuais correções de importação, já terem sido entregas pelo desenvolvimento, então, será possível realizar uma importação de produção.
Está deve ser realizada, próximo a data de virada do cliente (data em qual o cliente inicia as vendas e operações pelo HOS e deixa de o fazer pelo sistema antigo). Agendar com o cliente, preferencialmente início de semana, próximo ou junto com a virada do sistema.