Explicar as configurações e funcionalidades da Integração de Emails com a rotina de Orçamentos no MerchFórmula.
Causa
Dúvidas sobre como configurar e utilizar a rotina de integração de um Email com a rotina de Orçamentos do MerchFórmula.
Solução
A rotina tem o intuito de agilizar o processo de recebimento de solicitações de orçamento que as farmácias de manipulação recebem por email. Com essa rotina, o sistema ficará alertando se um novo email chegou no endereço configurado no sistema, tendo a farmácia mais chances de responder agilmente com o intuito de atender o cliente e não deixando margem para a concorrência.
A configuração referente a rotina é restrita no MerchFórmula. A farmácia deve possuir uma conta de email a qual o MerchFórmula ficará integrado e ficará lendo se chegou um novo Email. Segue caminho da configuração abaixo:
O Email acima é o que a farmácia recebe as solicitações de orçamentos de fórmulas. Atentar para o campo Tempo Consulta, é o tempo que o sistema verificará se um novo email chegou no endereço configurado.
Após essa configuração, é necessário ir no Configurador Local do MerchFórmula, e nas estações que a farmácia deseja utilizar a rotina, a configuração Verificar Emails deve estar = SIM.
O intuito dessa configuração ser local, é que a farmácia pode querer que nem todos os operadores fiquem sendo avisados que um novo email solicitando um orçamento chegou.
Após as configurações acima estarem feitas, já é possível utilizar a rotina. Segue abaixo a explanação de como a mesma funciona:
Vimos que foi configurado o seguinte Email como sendo da farmácia: manutencao.sistemas@hos.com.br
Logo, irei enviar uma solicitação de orçamento para esse Email de algumas fórmulas.
Após no máximo o tempo configurado nas configurações (nesse exemplo 1 minuto) o sistema exibirá um alerta perto do relógio do Windows que um novo Email está disponível. Essa a mesma rotina pode ser acessada pelo seguinte caminho: Gerencial/Emails.
Clicando na mensagem ou indo no caminho mencionado acima, o sistema abre uma tela similar há uma caixa de entrada de Emails. Nessa tela é possível ser visualizar o email enviado e abrir os seus anexos.
É possível abrir o anexo a partir da tela com um duplo clique e também salvar o mesmo no computador.
Na parte superior da tela de Emails, ao clicar com o botão direito é possível gerar um orçamento automaticamente no MerchFórmula e o mesmo já responde o orçamento para o Email que enviou. Observe a sequencia de imagens:
Automaticamente será aberta a tela de Orçamento do MerchFórmula.
Logo, o operador só deve digitar as fórmulas solicitadas pelo cliente como se fosse um orçamento normal.
Na tela abaixo, é possível editar a descrição de cada fórmula para uma descrição mais "amigável" ao cliente.
Ao clicar no botõa Fechar, o sistema enviará o email de resposta AUTOMATICAMENTE.
O texto do Email é um texto padrão, onde será enviado no seguinte formato.
Logo abaixo do texto abaixo serão mostrados o nome fantasia, telefone e email da farmácia.
Se o cliente confirmar, o operador só deve ir no MerchFórmula e gerar as Ordens de Manipulação a partir desse orçamento.
OBS:
1. Sempre é melhor ter um Email da farmácia especialmente para solicitações de orçamento, para que o sistema não fique verificando outros emails que não são solicitações de orçamentos. Nunca misturar o email de solicitações de orçamento com emails de recebimentos de XML's de notas de fornecedores, promoções de representantes, etc.
2. Pode ser interessante o email a ser configurado no MerchFórmula ser o email de contato do site da farmácia, a maioria de solicitações de orçamentos são de origem do site.
3. A receita e orçamento utilizados no exemplo acima são totalmente ilustrativos, a receita anexada não é correspondente ao que foi solicitado no texto do email e também no email foram solicitadas 60 cápsulas de Omeprazol, porém no orçamento foram 30 cápsulas, logo é o operador que deve digitar corretamente as quantidades solicitadas no orçamento.
4. Na verificação dos Emails, o sistema irá verificar somente os Emails marcados como Não Lidos, os Lidos não serão mais verificados, para que o sistema não fique dando alertas desnecessários de emails novos pendentes.
5. Quando o cliente ainda não estiver cadastrado no sistema, o sistema solicitará o cadastro do mesmo no momento do orçamento, e já gravará nesse cadastro o email do solicitante do orçamento. Nas próximas solicitações de orçamentos enviadas, o sistema já identificará o cliente automaticamente a partir do email.